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何でもできる kintone だからこそ"ちょっと足す・ちょっと工夫する" ものを発信し続けたい

中島 俊一さん


埼玉県にある製造業の会社に所属しており、2018年に電気設計部門にてkintone を導入した中島さん(通称:なかじさん)。2021年10月からはサイボウズ公認のkintone エバンジェリストとして活動、さらには社内でも情報システム部門へと異動され、本格的にkintone の構築やサポートに携わっているそうです。今回はそんななかじさんに、kintone の導入からエバンジェリストに就任された現在までの背景や、なかじさんならではのkintoneに対する熱い想いをお伺いしました!


 

Excelに限界を感じ kintone を導入。実際に利用する現場の人の視点に立ち業務改善をすることで、kintone 定着へと導く


製造業の電気設計部門に所属していたなかじさんは、2018年に自部署内で kintone を導入しました。まずはそんななかじさんが、どのようなきっかけで kintone を導入することになったのかについて教えていただきました。

「もともと使用していたExcelに限界を感じたことがきっかけです。それなりにExcelを使いこなしてはいましたし、自分一人で使う分には問題がありませんでした。しかし、部署内や会社全体で使うとなると、自分だけではサポートやメンテナンスをしきれないことや、人によってExcelの使い方が異なっていることが多々ありました。さらに継続的な情報をストックしておく場所がなく、“メールは受け取って終わり・ファイルはどこに置いてあるのかわからない・Excelに残された情報が正しいのかわからない”という状況でした。」

このような状況下で、まずは情報システム部門には確認した上で、会社としての承認が必要ない自部署のみで kintone を導入する決断をされたそうです。

しかし、導入後も一筋縄ではいきませんでした。2019年にはライセンス数が数十から最小の5まで減ってしまうという困難もご経験されているのです。

「社内にはExcelが一番便利だと思っている人が多く、新しいツールである kintone はなかなか受け入れてもらえませんでした。また、当時は今のように kintone に関する情報が溢れているわけでもなかったので、自分自身もわからないままに業務改善を進める形でした。その結果、部署内でも活用してもらえず、ライセンス数を減らさざるを得ないという結果になってしまいました。」

このような困難に対して、なかじさんならではの乗り越え方を教えてくださいました。

「まずは部署内で受け入れてもらえるように、 kintone の導入に合わせてExcelの使い方や作り方も統一するようにしました。最終的にはExcelから kintone に情報を移しやすくすることが目的でしたが、まずは kintone に似た形のExcelに慣れてもらうことを目標にしました。また、日報など毎日社員が必ず使うものから kintone に移行するようにしたことで、必ず1日1回は触れてもらうようにし、その結果徐々に活用や浸透へと繋がってきたのです。」

いきなり全てを kintone に移行することは難しいと判断し、まずは kintone とExcelを併用という形にされたそうです。実際に kintone を使用する現場の人の視点に立ち、工夫されている姿が非常に素敵ですね。

「初めて kintone を操作する人にとっては、“ kintone のデータを壊してしまわないか”を不安に思う人がたくさんいます。こうした人のkintone を触る恐怖感を少なくするため、追加や編集はこちらで行い、削除権限は制限しておいた上で、“何かあったらコメント欄に書いてくださいね”と伝えていました。コメント機能が気軽に使えることも kintone の大きな強みですよね。」


 

エバンジェリストとしての想い「今あるkintone の良さを活かしつつ、ほんの少しの助けになるものを発信していきたい」


なかじさんは、2019年のCybozu Daysに参加をしたことで kintone Café 東京の存在を知り、関わる kintone コミュニティの幅を一気に広げていきました。

2019年に参加されたCybozu Daysの感想については、なかじさんご自身がnoteを書かれているので、ぜひそちらもご覧ください。

▶ CybozuDaysで人生変わる?そんなことあるの?

そして2021年、サイボウズからなかじさんに、エバンジェリスト挑戦へのお声掛けをさせていただきました。

「声をかけられたときは、“純粋に面白そうだからやってみたい”という気持ちが強かったです。 kintone のコミュニティに触れる前であれば、やってみたいと思っても踏み込むことができなかったと思います。しかし、コミュニティに参加し色々な人と関わったことで、コミュニティの温かさや優しさを知りました。だからこそエバンジェリストに対しても、ためらわずに挑戦してみようと思うことができました。」

なかじさんはコミュニティの魅力をこう語ります。

「それぞれが業務改善に関して苦労をしており、 kintone を作る上でも様々な困難を乗り越えています。だからこそ、コミュニティにいる方々は非常に優しく、共感力が高いように感じます。 kintone の使い方に決定的な間違いはないため、お互いの情報や事例を吸収することで、より良くしていきたいと考えている人がたくさんいるのです。」

続けて、なかじさんがTwitterやnoteを通して発信をするときの軸についてお伺いしました。

「あまりハードルが高くないものを発信しようと心がけています。 kintone はやろうと思えば何でもできてしまいますが、そうではなくて、“ちょっと足す・ちょっと工夫する”ことが大切です。今ある kintone の良さを活かしつつ、ほんの少しの助けになるようなものを今後も発信していきたいと考えています。」

実際になかじさんは、2021年3月末に、「エモキントン」という名の kintone に絵文字を挿入する工夫について発信をされています。このなかじさんの発信をきっかけに、 kintone が格段に使いやすくなったという声もたくさんあがっており、大好評の内容となりました。

▶相性抜群!?💕絵文字でエモい😆 kintone ✨(略して #エモキントン)

このように活発に発信されているなかじさんですが、そのモチベーションは何なのでしょうか。

「根本的な部分には、“目の前の人の仕事がうまく進んでほしい”という想いがあります。『やりたいのにやり方が不便で上手くいかない・今のやり方に不満があるけれども昔の慣習がありなかなか変えられない』と考える人を少しずつ減らしていきたいです。自分も昔は、業務が上手くいかなかった時には上司や会社に対して不満を抱いていました。しかし kintone を導入したことで、それぞれの立場に事情があるからこそ、お互いが納得しあうことができる『落としどころ』を見つけることが大切だと気付きました。コミュニケーションをとることで、それぞれの想いや背景を理解することができます。そうなると、自分の事情だけではなく、周りのことも理解できるようになり、それぞれが納得感を持ちながら業務改善を進めていくことができるのです。」

なかじさんは、 kintone の導入をきっかけに、かなり視野が広がったそうです。

自分の立場から考えるだけではなく、相手の立場からも考え理解をしようとする姿が非常に素敵ですね。

また、なかじさんと同じ部署の部下の方も、2021年のCybozu Daysに参加したことで、kintone 構築の際に相手の立場に立って考えることの重要性に気付かれたそうです。

「 Cybozu Daysに参加してもらった結果、『 kintone の構築は自分でできるけれども、構築をするためにはシステムの知識を持つだけではダメで、 kintone を使用するのは人だからこそコミュニケーションを取り、互いの納得感を生み出すことが大事』だと気付いてくれました。また、『苦労しているのはうちの会社だけではないんですね』という感想もありました。周りの状況を知ることで、 kintone 管理者としての孤独感から少しでも抜け出すきかっけとなれたら良いですね。」


 

“kintone 力”の向上を目指して


なかじさんは現在、会社内で kintone の活用をしているだけではなく、家族内でチーム応援ライセンスを活用したり、社外のイベントでも kintone を使用したりしているそうです。

そんななかじさんから最後に、 kintone の使い方で悩む方に向けてメッセージをいただきました。

「 kintone は様々なチームにあった使い方があるからこそ、いくつかの環境で kintone を使ってみると良いと思います。色々な使い方をすることで、“ kintone 力”の向上へと繋がります。特に、社内のみでの使用や kintone の一人管理者は視野が狭くなってしまいがちです。そのため、kintone 力を向上させることで、より良い方向に改善するためのヒントを見つけられるかもしれません。」

インタビューの際には、活き活きと楽しそうにお話しされているなかじさんの姿が非常に印象的でした。自分の視点だけではなく、相手の立場からも考え行動されているなかじさん。エバンジェリストとして、一ユーザーさんとして、今後の益々のご活躍が楽しみですね!

なかじさん、ありがとうございました!


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