グローバルな業務にも、kintoneの可能性を。コミュニティに支えられ、今度は誰かの一歩を後押ししたい

キンビーズ応援団（Cybozu）

2 時間前

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不二製油株式会社

大森誉史さん

海外グループ会社約20社の駐在員や現地の人事担当者と、日々言語の壁を超えてkintoneで業務を進めている大森さん。非ITの人事担当者としてkintoneに出会い、海外駐在員向けのポータルとして育て上げてきました。今回はそんな大森さんに、チームを巻き込んだ改革の裏側と、kintoneへの想いについてお聞きしました。

段階的な導入とキーパーソンへのヒアリングが、海外人事の業務を変えた

大森さんが所属するグローバル人事は、日本国内の各部門と海外駐在員との間に立ち、さまざまな業務を調整する役割を担っています。

海外駐在員は数年の任期で入れ替わり、現地法人の担当者変更もあるため、業務の進め方や過去の経緯をスムーズに引き継げる仕組みが重要です。

そこで大森さんは、いきなり全体に導入するのではなく、全体への概要説明後、まず駐在員と担当者間など小さい範囲でkintoneを使い始め、効果を実感してもらってから段階的に利用範囲を広げていったといいます。

「要望箱のような形でアンケートを取るのではなく、積極的に使ってくれそうなキーパーソンに直接話を聞きにいくようにしていました。現地の担当者が今どんなことに困っているのかを聞き、それに寄り添う形でアプリを作ったり直したりしていくと、自然と『これは便利だ』と言ってもらえるようになったんです」

刻一刻と状況が変化するグローバル業務において、kintone上に業務の情報や過去のやりとりが蓄積されることで、担当者が変わっても業務の経緯を追いやすくなりました。また、海外の人事担当者も業務の流れに参加しやすくなり、グローバル人事とのコミュニケーションも活発になっています。

グローバル人事と現地とのコミュニケーションが活性化されたという声も出ているそうです。一人ひとりの声を丁寧に拾いながら仕組みを育てていく姿勢が、着実な浸透につながったのですね。

グローバルな業務にこそkintoneを

大森さんがkintoneの活用を進めるなかで、特に可能性を感じたのが、グローバルな環境での利用です。

「海外駐在員ポータルは、日本語・英語の2言語で運用しています。日本本社の担当者や海外駐在員は日本語で、現地法人の人事担当者は英語で利用できる仕組みです。

共通言語である英語でみんなが少し不便を感じながらコミュニケーションを取るのではなく、同じアプリを日本人は日本語で、海外のスタッフは英語で操作できる。これはとても画期的なことだと思っています」

グローバル人事の業務では、給与制度や税務、法令などが国ごとに異なり、制度や運用の変更も多くあります。そのため、業務に合わせて柔軟に仕組みを変えられるkintoneとの相性の良さを、大森さんは実感しています。

一方で、導入当初からすべてが順調だったわけではありません。

大森さん自身はITの専門家ではなく、グローバルなシステム構築も初めての経験です。社内の数名のメンバーでアプリを構築していくなかで、「本当にこのやり方でいいのだろうか」と不安を感じることもあったそうです。

「どうしたらいいのかな、これであっているのかな、悶々と悩んでいた時に出会って、助けられたのがユーザーコミュニティでした」

kintoneの世界への入口として、ユーザーコミュニティを

kintoneは自由度が高いからこそ、「何でもできるけれど、どうしたらいいのかわからない」と悩むこともあります。特に、社内で少人数の担当者が運営している場合は、相談できる相手が身近にいないことも少なくありません。

そんなときに、大森さんが出会ったのが、サイボウズ公式のオンラインkintoneユーザーコミュニティ「キンコミ」です。

「キンコミでは、kintoneの使い方について質問したり、他のユーザーの工夫を知ったり、さまざまな情報に触れたりすることができます。自分では思いつかなかった使い方を知ることもありますし、『こういうことで悩んでいるのは自分だけじゃないんだ』と思えることもあります。自分たちだけで悩んでいたときに、他のユーザーの事例や工夫に触れることで、新しいアイデアが生まれる。私にとってキンコミは、kintoneの世界への入口でもありました」

大森さん自身も、キンコミで質問を見かけたら、できるだけ回答するよう心がけています。また、自分が試してみて便利だったことや、時には失敗談、イベントで得た情報なども積極的に共有しています。

「自分が困っていたときに、コミュニティの誰かに助けてもらった経験があるので。今度は自分が、誰かの困りごとの解決に少しでも役立てたらと思っています」

自分がコミュニティに助けてもらった経験を、今度の役に立てていく。

大森さんにとってコミュニティは、情報を得る場所であるだけではなく、kintoneを使う人同士が知識や経験を持ち寄り、それぞれの活用を広げていく場所でもあります。

初めて発表する人の背中を押す、kintone Café大阪での場づくり

キンコミでの活動に加えて、2025年3月からは、有志によるオフラインユーザーコミュニティ「kintone Café大阪」の運営にも参加しています。

「kintone Café大阪では、初心者向けの事例発表枠を毎回設けているのですが、運営に加わってまず最初に、参加者からのフィードバックを登壇者に届ける仕組みを作りました。登壇者からはとても好評で、初めて発表する方にも喜んでもらえています」

自分が発信するだけでなく、他の人がアウトプットする最初の一歩を後押しする。

かつて自分がコミュニティに助けてもらったように、今度は誰かのkintone活用の一歩を支える。そんな活動にも取り組んでいます。

世界を少し近くに感じられるツールとして、これからもkintoneの魅力を広めていきたい

最後に、大森さんにエバンジェリストとしての今後の展望を伺いました。

「私はこれからもコミュニティに参加し、発信を続けていきたいと思っています。それは、自分がkintoneとコミュニティに出会って救われた喜びと感動を、みんなに伝えたいからです。特にグローバルでのkintone活用については、まだまだニッチな領域だと感じています。ビジネスが今後ますますグローバル化していく中で、世界を少し近くに感じられるツールとしてのkintoneの良さを、これからも広めていきたいです」

大森さん、ありがとうございました!